Activiteiten factureren per uurcode, medewerker en weeknummer

De gewerkte uren op een verkooporder kunnen automatisch gefactureerd worden. Bij het factureren van uren worden activiteiten omgezet in factuurregels. Gewerkte uren worden ingevoerd als activiteit en zijn altijd gekoppeld aan een klant, bron, medewerker, datum en uurcode.

Omdat de activiteiten worden omgezet in factuurregels hebben we diverse instellingen gemaakt voor het samenvoegen en optellen van de aantallen. Zo kunt u ervoor kiezen de uren per uurcode, per medewerker of per datum te groeperen. Ook combinaties hiervan zijn mogelijk.

Voorbeeld:

Op een verkooporder hebben Jan en Piet 5 dagen gewerkt. Dus samen 80 uur. Alle activiteiten staan op uurcode 'Project', zijn facturabel en vallen in week 15 van april 2020.

Alle mogelijkheden op een rij waarop dit kan worden omgezet:

  • Uren aanleg
  • Uren aanleg Jan
  • Uren aanleg week 15
  • Uren 5 april 2020
  • Uren 5 april 2020 Jan
  • Uren week 15
  • Uren week 15 Jan

Het vraagt teveel om het hier verder uit te schrijven, de boodschap is eigenlijk dat de gewerkte uren automatisch op elke denkbare manier op de factuur gezet kunnen worden. Dit is zonder meer een enorme tijdsbesparing voor de administratie.

Informatie over dit ontwikkelpunt

Onderwerp
Waarde
Info
Ontwikkelpunt
7295
 
Ontwikkeld op
01-02-2020
 
Ontwikkeld in versie
v10
Versie gereleased?
Ja
 
Release datum
01-10-2019
 

Functie

Software
SMKB-7400
Verkoop
Become-IT
14,70 mnd
Verkooporder
14.700000

Software » Bedrijfssoftware » Verkoop
Mis niks met een compleet overzicht en aansturing over alle werkzaamheden.
5129 keer bekeken
Dienstverlening, Handel, Logistiek
Planning

Meer...

Nieuw is de instelling 'Wilt u na het opslaan van een regel direct een nieuwe regel toevoegen?'. Standaard is dit ingeschakeld waardoor u sneller meerdere materialen kunt toevoegen aan bijvoorbeeld een offerte of order.

Versie v10 / 7076

Een verkooporder bestaat uit groepen met daaronder materialen (producten). Het is nu mogelijk de lijst met groepen in te delen zodat ze gegroepeerd worden. Hierdoor kan de lijst met te kiezen groepen overzichtelijker gemaakt worden.

In de App en backend kan je nu snel een vrije tekst orderregel toevoegen. Dit is handig bij eenmalige producten of losse regels.

Het werkt super eenvoudig: stel dat je zoekt op trefwoord 'Reistijd' dan komt onderaan de lijst met gevonden producten ook de link: 'Reistijd toevoegen als vrije tekst'. Als je hierop klikt wordt een orderregel gemaakt gekoppeld aan het standaard product voor vrije tekst met de omschrijving 'Reistijd'. Op het orderregel detail scherm kan je vervolgens de eenheid en prijs etc invullen.

Er is een nieuwe kolom mogelijk in de zoeklijsten van verkooporders. Het gaat om de kolom 'Omzet', deze berekend?de verwachte omzet van de verkooporder.

De omzet die berekend?wordt is vergelijkbaar met als er een factuur van de order gemaakt zou worden. Het houdt naast geboekte producten en activiteiten ook rekening met uurcodes, uurtarieven en het facturatietype.

Er zijn de?volgende?facturatietypes:

  • Op regie:?producten en activiteiten
  • Aangenomen werk: alleen producten
  • Alleen activiteiten
  • Niet factureren

Bij het factureren van verkooporders is er een optie toegevoegd voor het groeperen van de uren.

Dit is de optie: [uurcode] [datum] [medewerker]

Hierdoor ziet de klant op de factuur welke uurcode is gebruikt, op welke dagen is gewerkt en door welke medewerker.

Het is nu mogelijk om bij het omzetten van een offerte naar een order de bestanden mee te nemen, net zoals bij het factureren van een order.

Op het inplanscherm van een offerte is hiervoor een keuzeoptie 'Bestanden kopi?ren naar de verkooporder?' toegevoegd. Als deze optie is ingeschakeld worden de bestanden gekopieerd naar de verkooporder.

Het meenemen van de offerte bestanden in het proces kan handig zijn bij tekeningen en andere bijlages die ook relevant zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden.

Als je bepaalde bijlages niet wilt meenemen dan kan je ze na het inplannen weer verwijderen van de verkooporder. Ook kan je dan per bestand opgeven of het bestand zichtbaar moet zijn in het klantenportaal en/of de app.

Het nut van een verkooporder is naast de registratie en planning van werkzaamheden meestal ook snelle en eenvoudige facturatie. Sommige orders worden niet gefactureerd omdat het onderhoud is of omdat er termijnen worden gefactureerd. Verder worden alle overige order wel gefactureerd. Hierbij gaat het om het factureren van alle producten (materialen/machines) + de activiteiten (netto uren) die geregistreerd zijn op de verkooporder.

In dit proces van factureren zijn veel wensen van klanten gerealiseerd. Denk aan het samenvoegen van producten tot het groeperen van de activiteiten.

Om een verkooporder te factureren moet deze op 'Voltooid' en 'Gecontroleerd'? worden gezet. Het voltooien gebeurt meestal via de app en het controleren is een proces op kantoor van de werkvoorbereider. Daarna kan de verkooporder worden gefactureert.

Door op 'Maak factuur' te klikken kom je eerst op een tussenscherm waarin je voorkeuren kunt instellen. Deze voorkeuren zijn:

  • Wel/niet ordernummer weergeven op de factuur
  • Wel/niet werkadres weergeven op de factuur
  • Weergave van de uitvoerdatum op de factuur
    • Niet weergeven
    • Startdatum verkooporder weergeven
    • Periode: Eerste en laatste datum van de gewerkte dagen weergeven
  • Wel/niet omschrijving van de groep meenemen naar de factuur
  • Wel/niet producten samenvoegen naar 1 regel
  • Activiteiten groeperen op:
    • Uren [uurcode]
    • Uren [uurcode] [medewerker]
    • Uren [uurcode] [week]
    • Uren [datum]
    • Uren [datum] [medewerker]
    • Uren [week]
    • Uren [week] [medewerker]
  • Weergave coulance (verschil tussen bruto en netto)
    • Verbergen op de factuur
    • Toevoegen als losse regel
    • Toevoegen aan activiteit regel
  • Wel/niet uren in nieuwe groep

Deze voorkeuren kunnen ook worden opgeslagen zodat je niet elke keer alle voorkeuren hoeft na te lopen.

De voorkeuren worden alleen weergegeven als ze relevant zijn bij die verkooporder. Dus stel een verkooporder heeft geen activiteiten dan worden alle voorkeuren over activiteiten verborgen.

Je kan de instellingen ook testen door een factuur te maken en te bekijken. Mocht de weergave niet naar wens zijn dan verwijder je de factuur, je wordt dan teruggestuurd naar de verkooporder en kan dan opnieuw op 'Maak factuur' klikken.

Deze manier van factureren van verkooporders geeft veel flexibiliteit in het omzetten van orders naar facturen.? We wensen iedereen veel gebruiksgemakt en wensen voor extra voorkeuren horen we graag.

Versie v10 / 7522

Het is nu mogelijk om verkooporder stil te versturen naar het klantenportaal zonder dat de klant daar een e-mail van krijgt. Hierdoor komt de verkooporder wel in het klantenportaal te staan, als de klant vervolgens de factuur krijgt kan men in het klantenportaal toch terugklikken naar de verkooporder voor informatie over uitvoerdata en gebruikte materialen.

Door 'stil versturen' te gebruiken voorkomt u onnodig mailverkeer wat mogelijk bij de klant vragen oproept. De verkooporder is vooral een intern proces (soort werkbon) die de planning aanstuurt en als kapstok voor de factuur fungeert.

De functie Verkooporder heeft een aantal verbeteringen gekregen.

  • Het is nu mogelijk om een verkooporder te kopi?ren
  • De optie van regels samenvoegen bij orderfacturatie voegt nu alle regels samen in 1 groep. Het was eerst zo dat alle regels per groep werden samengevoegd, echter dat werd weinig gebruikt. Nu worden alle regels over alle groepen samengevoegd tot 1 regel.
  • Het totaal aan omzet van de verkooporder maakt nu gebruik van prijstypes. Als de order op 'Op regie' staat worden zowel de geboekte producten als activiteiten in de omzet meegenomen. Als de order op 'Aangenomen werk' staat dan worden alleen de geboekte producten meegenomen.

Bij het facturen van verkooporders kan nu ook de omschrijving van de productregels worden meegenomen naar de factuur. Eerder kon dit alleen voor de groepsomschrijving.

In de standaardsituatie is de omschrijving van een productregel bedoeld voor de offerte en eventueel de order. Op de factuur wordt dit meestal niet vermeld omdat je dan hele lange facturen zou krijgen.

Als de omschrijving van de productregel wordt gebruikt voor extra of lange toelichting bij de werkzaamheden dan kan het wel handig zijn dit te vermelden op de factuur. Die optie is nu mogelijk.