Versie 8.5.0

De verkooporder als kern van het verkoopproces is nu offline én online beschikbaar in de Suite MKB. Overal en vanaf elk apparaat kan nu een digitale werkbon worden aangemaakt en ingevuld.

Belangrijk voor ons in deze fase is dat klanten wennen aan de online omgeving. Doordat klanten in de offline omgeving nog op de vertrouwde manier verder kunnen werken is er tijd om het online werken te verkennen en waar mogelijk te verbeteren. We noemen dit een hybride oplossing.

In de online omgeving zijn we meer gaan werken met met het idee van een workflow (zie schema). Een verkooporder moet een aantal stappen door om van status 'Concept' naar 'Verwerkt' te gaan. Dit is ook gevisualiseerd met het processtatus balkje.

De samenwerking tussen online omgeving, App en Klantenportaal is verder doorontwikkeld. Mooie toevoeging is het accorderen door de klant. De buitendienst medewerker kan via de App direct akkoord vragen en laten tekenen door de klant, dit kan ook via het Klantenportaal gevraagd worden. Uiteindelijk zorgt dit voor minder vragen achteraf, snellere facturatie en tevreden klanten!

Een uitdaging bij het maken van verkooporder online was het aantal kliks beperken en toch overzichtelijke schermen te houden waarop je direct de juiste informatie krijgt. Hierin hebben we telkens afwegingen moeten maken en we horen graag hoe dit in de praktijk bevalt.

In de groepen onder een verkooporder zitten de artikelen. Op het eerste tabblad van de verkooporder online wordt alles onder elkaar getoond zodat u overzicht heeft. Daarnaast is er een groepenscherm waardoor er meer ruimte is voor alle details per groep.

Het toevoegen van producten kan praktisch zonder de mui, hiervoor zijn diverse sneltoetsen bedacht die in de browser werken. Ook aan tablet gebruik is gedacht zodat de knoppen touchvriendelijk zijn en er genoeg ruimte tussen de velden zit.

De verkooporder is de eerste in het rijtje van offerte naar factuur, met deze versie zijn die eerste stappen gezet en kunnen we dit verder gaan optimaliseren op basis van de eerste ervaringen. We zijn benieuwd!
Via het Klantenportaal hebben uw klanten toegang tot hun gegevens en documenten. Vanaf nu kunnen klanten zelf hun gegevens aanpassen en uitbreiden via het Klantenportaal. Hierdoor blijft uw relatiebeheer up-to-date, hoeft de klant het niet door te geven en bespaard u zelf uiteindelijk administratieve handelingen.

Voor de klant is het mogelijk bedrijfsgegevens, contactpersonen en adressen te wijzigen.

Wilt u liever dit in eigen beheer houden dan kan het wijzigen worden uitgezet via een instelling.
De laadtijd van een pagina bepaald mede het succes van online software. Elke klik kost tijd en hoe sneller hoe beter. Daarom hebben wij onze Suite MKB software geoptimaliseerd waardoor het laden van een pagina versneld is van 0,8 naar 0,1 seconde.

Hierdoor voelt het aan alsof de pagina niet meer geladen hoeft te worden omdat deze er eigenlijk direct is. Vooral in de App en ook bij dagelijks gebruik in de online omgeving geeft dit een stuk werkplezier.
Koppeling boekhouding / 6388
Omzetgroepen zijn nieuw in de Suite MKB. De omzetgroep is bedoeld om de omzet van een factuur te boeken op de juiste grootboekrekening in de boekhouding. Hierdoor kunt u per factuur opgeven waar de omzet naar toe moet worden geschreven.

Denk aan het splitsen van alle facturen voor projecten, aanleg, installatie en onderhoudscontracten.

Het is direct goed doorgevoerd in het hele systeem, dus te beginnen bij het abonnement en de offerte en dan via het verkoopproces naar de factuur.

Uiteindelijk wordt de factuur door de boekhoudkoppeling geboekt op de juist btw- en omzetrekeningen.
Het proces van een verkooporder bestaat uit veel stappen. Het begint met een concept versie, dan wordt de order ingepland en uitgevoerd. Via de App wordt de order op voltooid gezet, op kantoor gecontroleerd, de klant geeft akkoord via het Klantenportaal en uiteindelijk is de order klaar voor facturatie.

Om dit inzichtelijk te maken hebben we nagedacht over de workflow en het visualiseren hiervan zonder al te veel schermruimte en woorden hiervoor te gebruiken.

We hebben een balkje gemaakt die zowel qua kleurvulling als helderheid laat zien hoever de verkooporder in het proces zit. Dit balkje is zichtbaar in de lijst en op het detail van de verkooporder.

Op het detailscherm wordt de status ook als tekst getoond.
Bij het maken van een offerte, order of factuur is het van belang om snel regels toe te kunnen voegen aan het document. Daarvoor is het handig als je slim en snel kunt zoeken in het productenbestand.

Hiervoor hebben we het zoeken en toevoegen van producten gecombineerd.

Om snel te kunnen werken kan veel gebruik worden gemaakt van het toetsenbord. Door bijvoorbeeld op '+' te klikken wordt de zoeker geopend, je kan dan direct beginnen met typen. De zoekopdracht wordt dan live uitgevoerd en het resultaat onder wordt gefilterd op de (verschillende) zoekwoorden. Zie onderstaand voorbeeld.

Als het resultaat 1 is dan kan je met de enter toets direct door, als het meer dan 1 resultaat is moet je met de muis op het product klikken om door te gaan.

Deze nieuwe product zoeker is de nieuwe basis voor online producten toevoegen als regel. We blijven hieraan werken en optimaliseren.
Kwaliteitsrapporten, ook wel checklijsten en controlelijsten genoemd kunnen nu ook toegevoegd worden via de App. De monteur of voorman kan per verkooporder groep 1 of meerdere kwaliteitsrapporten toevoegen en daarna invullen.

Dit maakt het een stuk makkelijker voor de servicemonteur die onderweg zijn order (werkbon) maakt, invult en wil afronden.
Het is nu ook mogelijk om bijlagen mee te sturen met een mailing. Handig als u een pdf of plaatje wilt meesturen met de mailing.
Omdat particuleren geen boekhouding hebben is het niet nodig om een UBL versie van de factuur mee te sturen als deze factuur gericht is aan een particulier. Een UBL versie van een factuur wordt gebruikt om deze automatisch en foutloos in te lezen in de boekhouding.
Wilt u een betaaloptie toevoegen waarbij de klant niet hoeft in te loggen (klanten zonder mailadres) of zelf het bedrag kan bepalen? Dan hebben we goed nieuws. Dit is nu mogelijk gemaakt in de module betalingen en direct toegepast voor iDeal professional en Mollie.

De klant gaat naar /betalen en vult een factuurnummer en bedrag in. Het systeem controleert of de factuur nog niet betaald is en of de factuur bestaat. Vervolgens wordt de klant doorgestuurd naar betalen. Er wordt geen controle gedaan op het bedrag en wat er eventueel openstaat vanuit privacy oogpunt. Het is dus mogelijk meer of minder te betalen dan nodig.

Voordeel van deze methode is dat u facturen per post kunt versturen en hierin de link naar betalen opneemt. De klant vult dan het factuurnummer en bedrag in en betaald de factuur. Hierdoor kunnen ook klanten zonder emailadres (en dus zonder klantenportaal) een factuur digitaal betalen.
Om de interactie tussen Suite MKB gebruikers te vergroten en een soort van kennisplatform op te bouwen hebben we een Community ontwikkeld in de App én backend van de Suite MKB.

De community bestaat uit een lijst met chats die gekoppeld zijn aan een module. Een gebruiker ziet hierdoor alleen chats die relevant zijn voor de modules die worden gebruikt en hij/zij rechten in heeft.

Elke gebruiker kan een chat/topic/onderwerp starten door bijvoorbeeld een vraag te stellen of iets anders te delen. Op het moment van toevoegen kan de gebruiker ervoor kiezen deze chat privé of publiek te maken.

- Een privé chat is alleen zichtbaar voor collega's
- Een publieke chat is zichtbaar voor alle gebruikers van Suite MKB.

Binnen een chat kan er op elkaar worden gereageerd door het toevoegen van reacties. Het is mogelijk om eigen reactie te wijzigen of te verwijderen.

Door het rode balletje op het beginscherm is direct zichtbaar als er iets nieuws is. Als alle berichten gelezen zijn verdwijnt het rode balletje, ook is er een mogelijkheid om alle berichten op gelezen te zetten.

Zelf als Become-IT gaan we de community actief gebruiken om nieuws en updates te delen met alle gebruikers. Wij hopen dat gebruikers op deze manier elkaar ook helpen bij het werken met de App en tips met elkaar uitwisselen.
App / 6318
De App challenge is een gameoptie in de App. Op sinterklaas 2018 hebben we deze voor het eerst geintroduceerd. De gebruiker kon de challenge starten en dan proberen zo snel mogelijk de 5 pepernoten te vinden.

Wie weet komt de game nog eens terug :)
Betalingen / 6350
Sommige klanten hebben geen e-mailadres of het e-mailadres is niet bij u bekend, in dat geval kunt u een betaaltekst plaatsen op de factuur met een link naar het betaalscherm.

De klant moet dan zelf het factuurnummer en bedrag invullen om de betaling uit te voeren.

Vanuit privacy oogpunt worden er geen meldingen gedaan of het bedrag klopt. Als er een hoger of lager bedrag wordt ingevuld dan op de factuur staat dan wordt dit niet gecorrigeerd.

De administratie krijgt een bevestigingsmail van de uitgevoerde betalingen en pogingen.
Vanaf nu kan er ook online gewerkt worden met kortingspercentages en kortingsgroepen. We hebben het direct zo mooi mogelijk gemaakt dat eigenlijk elke combinatie instelbaar is.

In de basis heeft elke relatie een 'relatie kortingsgroep' en elk product een 'product kortingsgroep'. Voor elke combinatie kan een kortingspercentage worden ingevoerd.

Dit is ook nog specifiek te maken door bij een bepaalde relatie het kortingspercentage aan te passen ten opzichte van de combinatie.

Zodra ergens een product regel wordt geboekt dan zoekt het systeem het hoogste kortingspercentage op en gebruikt dit percentage op de regel. Dit wordt overal toegepast, dus van weborder en abonnemet tot offerte, order en factuur.
Prijzen & kortingen / 6343
Komt u er niet uit met de kortingsgroepen dan is het ook mogelijk om specifieke prijsafspraken per product te registreren bij de klant.

Deze prijsafspraak overschrijft de standaard verkoopprijs van het product.

De prijsafspraak kan worden bekeken vanuit de klant gezien en vanuit het product gezien. Bij het product staat een lijstje met relaties waarbij voor dat product een specifieke prijs is ingevoerd.
Prijzen & kortingen / 6344
Binnen de module Prijzen & kortingen zijn 3 mogelijkheden om de verkoopprijs voor de klant te bepalen:

1. Via kortingsgroepen, hier komt een kortingspercentage uit
2. Via klant specifieke verkoopprijzen
3. Via staffelprijzen

Via instellingen kunt u bepalen welke van de 3 systemen u wilt gebruiken. Deze keer hebben we het onderdeel staffelprijzen online ontwikkeld.

Bij een product geef je eerst aan of het gebruik maakt van staffelprijzen, als dit is ingesteld dan verschijnt het tabblad 'Staffelprijzen'. Hier kunt het vanaf aantal opgeven en de prijs die daarbij hoort.

Op het moment dat een product wordt verkocht aan een klant wordt de prijs bepaald in deze volgorde:
1. Verkoopprijs van het product
2. Actieprijs van het product
3. Staffelprijs van het product in combinatie met het aantal
4. Klantspecifieke verkoopprijs

Uiteindelijk wordt de laagste prijs gebruikt.
Onderliggende bestanden / 6079
Onderliggende bestanden worden overal gebruikt. Vroeger was dit alleen bij een pagina maar nu kom je het ook tegen bij offertes, orders, relaties etc.

Overal ziet het er hetzelfde uit, het is een tabblad met daarop een lijst met alle gekoppelde bestanden. Door op een bestand te klikken kan je het aanpassen, vervangen of verwijderen. Ook is direct een link en voorbeeld te zien van het bestand.
Framework / 6181
Het btw systeem is online ontwikkeld. De basis bestaat uit btw groepen voor de relaties en voor de producten. Bij elke combinatie kan dan een btw % en grootboekrekening worden ingevuld.

Er kunnen onbeperkt relatie en product btw groepen aangemaakt worden, wel moet voor elke combinatie een % en grootboekrekening worden ingevuld.

Automatisch wordt bij het maken van bijvoorbeeld een factuur het juiste btw % opgezocht en gebruikt.

BTW wordt op veel plekken in het systeem gebruikt, deze zijn allemaal nagelopen en waar nodig aangepast.
Framework / 6238
De Suite MKB kan worden gekoppeld aan partners via API REST koppelingen. Deze koppelen maken veelal gebruik van een oAuth 2.0 verbinding. In die verbinding zit de authorisatie op basis van API key's of andere codes.

Op het partner koppelingen scherm kan de koppeling worden ingesteld, verbroken en is zichtbaar met welke account is gekoppeld.

In het schermvoorbeeld hieronder is een voorbeeld te zien van de 2BA koppeling die in dit geval is verbonden met het bedrijf 'Become-IT'.
Een belangrijk onderdeel in het online systeem is onze rapportgenerator. Hiermee kan je pdf rapporten maken voor bijvoorbeeld een factuur of uitdraai van openstaande orders.

De basis voor dit systeem is de rapportgenerator die gebruik maakt van Word sjablonen. In andere woorden u kunt dus in Word een ontwerp maken voor uw factuur. Via speciale codes geeft u aan waar u bijvoorbeeld het factuurnummer wilt positioneren etc.

Vervolgens voegt u dit sjabloon toe via het rapporten systeem. Daarin zitten alle mogelijke rapporten. Het is mogelijk om meerdere sjablonen toe te voegen, maar er kan er maar één de standaard zijn.

Daarnaast maken we nog gebruik van huisstijlen. Door dit in te vullen met uw gegevens kunt u gebruik maken van alle standaard sjablonen die wij hebben gemaakt. Wel zo makkelijk.
Het kan altijd sneller dachten we en daarom hebben we tijd geinvesteerd in het nog sneller maken van de laadtijd per pagina. Gemiddeld zaten we rond de 1 seconde, dit hebben we weten te optimaliseren naar 0,1 seconde. Extreem snel en daar zijn we erg blij mee.

De App was al supersnel door het minimaal inladen van scripts. Door de optimalisaties is de frontend (websites / webshops) en backend ook sneller geworden, iets waar je als bezoeker en gebruiker direct gemak en plezier van hebt!

Hoe kan het dan zo sneller? Allereerst komt dit door onze nieuwe hostingservers met SSD schijven, daarnaast hebben we de code verbeterd door scripts alleen in te laden als deze ook echt gebruikt worden op die pagina. Tot slot hebben we de opmaakcodes van widgets in het geheugen gezet, deze werden voorheen live geladen.

Mooie verbeteringen waar zeker ook de indexwaarde van de website beter door wordt, wat ook weer gevolgen heeft voor uw positie in Google én dus vindbaarheid.

Ook bezoekers van uw site of shop zullen aangenaam verrast zijn door de snelheid, hopelijk levert dat u nieuwe klanten op!
Projecten / 6335
Voor een extra selectie en filter mogelijkheid hebben we een extra veld 'projectstatus' toegevoegd op het project.

Als er meer dan 2 statussen worden ingevoerd dan is dit veld zichtbaar, dus voor bedrijven die dit extra veld niet nodig hebben blijft het onzichtbaar.
Gekoppeld aan een medewerker kunt u nu certificaten, licenties, diploma's en cursussen registreren. Hierdoor heeft u een totaalbeeld van de scholing en certificering.

Door de vervaldatum te registeren heeft u meer controle over het her-certificeren en of uw personeel wel naar de klus mag.

Een licentie is bijvoorbeeld een rijbewijs of inschrijving in een register.
Website / 6339
Nieuw is de instelling 'Landingspagina' in het cms systeem. Hiermee kunt u specifiek aangeven dat een pagina bedoeld is als landingspagina voor bijvoorbeeld Google AdWords campagnes.

Door de pagina als landingspagina te markeren kunt u bepaalde onderdelen van de site (widgets) onzichtbaar maken. Bijvoorbeeld het hoofdmenu of de footer van de website. Hierdoor wordt de bezoeker van de pagina niet afgeleid door de 'normale' website.
Verkooporder verzamelfacturatie / 6340
Met verzamelfacturatie kunt u alle verkooporders die op voltooid staan factureren. Vanaf nu is het mogelijk die pas te doen na een bepaalde datum.

Stel dat uw klant bijvoorbeeld 2 x per jaar een factuur wil ontvangen voor alle losse werkzaamheden. Dan kunt u de werkzaamheden gewoon uitvoeren op verkooporders en deze ook voltooien. Door bij de relatie de volgende factuurdatum in te vullen worden de orders pas gefactureerd als deze datum is verstrekken.
Voor het opleveren en inrichten van de Suite MKB hebben we een setup gemaakt met reset en branche installatie.

Hiermee is mogelijk:
- Het hele pakket te resetten naar de fabrieksinstellingen. Alle gebruikersdata wordt dan gewist en alle informatie wordt ingesteld naar de standaardwaarden.
- Installatie wizard voor het instellen van belangrijke informatie zoals bedrijfsnaam en emailadres
- Branche installatie waarmee je een inrichting per branche (hovenier, installateur, rietdekker, schilder enz. enz..) kunt laden.

De branche installatie wordt continu doorontwikkeld, om die reden hebben we het mogelijk gemaakt dat je die installatie continu kunt uitvoeren. Alle onderdelen van de installatie kunnen dus ook achter worden bijgewerkt, ook als u al jaren gebruik maakt van de Suite.
Framework / 6275
Betalingstermijnen worden gebruikt op de offerte, order en factuur. Voor de factuur zijn ze het meest van belang want op basis van die betalingstermijn wordt de vervaldatum uitgerekend. Als de factuur nog niet is betaald op de vervaldatum kan een betalingsherinnering worden verstuurd.

U kunt zelf termijnen vaststellen, bijvoorbeeld '14 dagen' en '30 dagen'. De standaard betalingstermijn wordt gebruikt bij het toevoegen van een nieuwe relatie.

Op het tabblad 'Extra' bij de relatie is het mogelijk om de standaard betalingstermijn in te stellen voor de relatie.
Relatiebeheer / 6334
Notities kunnen voor allerlei doelen gebruikt worden. Denk aan telefoonnotities, bezoekverslagen, informatie die van belang is om te bewaren bij die relatie etc.

Een notitie kan worden gevonden op onderwerp en datum op het tabblad notities. Door hierop te klikken kan je naar het notitescherm waarop voldoende ruimte is gemaakt voor tekst.

De notitie wordt automatisch voorzien van een datum en de medewerker die de notitie heeft aangemaakt.

Met de optie 'vastzetten' kan je de notitie bovenaan in de lijst vastzetten, dit kan handig zijn voor belangrijke notities.
Laatst schreven we al over de compleet vernieuwde nieuwsbrieven module (https://www.become-it.nl/releasenotes/suite-mkb-online/smkb_market/8.5.0/) nu hebben we hetzelfde gedaan voor de mailingmodule.

Voor de helderheid even het verschil:
- Een nieuwsbrief wordt verstuurd aan een lijst met emailadressen + naam
- Een mailing wordt verstuurd aan een mailinggroep en in die mailinggroep zitten contactpersonen uit relatiebeheer.

De nieuwe mailingmodule is dus afhankelijk van relatiebeheer. Om een mailing te versturen moet u eerst een mailinggroep maken. In die mailinggroep kunt u losse contactpersonen toevoegen of alle contactpersonen in één keer.

Bij de contactpersoon is een vinkje gemaakt 'Mailings', hiermee kan een contactpersoon zich aan- of afmelden voor mailings.

Vervolgens maakt u een mailing aan, schrijft de tekst en verstuurt deze aan een mailinggroep. Het systeem doet de rest en gaat gepersonaliseerd de mailing versturen naar alle contactpersonen in de mailinggroep.

Het werkt snel en super eenvoudig, echt een aanwinst voor Suite MKB gebruikers met relatiebeheer.

In de toekomst willen we verder ontwikkelen in het maken van slimme mailinggroepen op basis van selecties. Bijvoorbeeld alle relaties die prospect zijn en daarvan de hoofdcontactpersoon.

Wordt vervolgd!
De Suite MKB bestaat uit meerdere onderdelen, dit zijn:

- Frontend, denk aan de website en webshop modules
- Backend, alles wat met planning en invoer van gegevens te maken heeft
- Klantenportaal, alles voor de klant
- App, alles voor de buitendienst

De App is gericht op mobiel gebruik en dus ook geoptimaliseerd voor kleine schermen.

De backend echter is bedoeld voor zowel grote schermen als kleine schermen. Waar we nu aan gewerkt hebben is dat als je de backend opent op een smartphone alle informatie goed en leesbaar wordt weergegeven. Soms hebben we er ook voor gekozen om bepaalde kolommen weg te laten zodat het beter paste.

Als je de backend opent op een normaal scherm, bijvoorbeeld Full HD dan is dat de optimale stand, op kleinere schermen wordt de informatie geschaald, dat noemen we responsive.

Waar wij op testen is:
- Full HD
- Laptop
- Tablet (staand en liggend)
- Smartphone (iPhone en Samsung)

Zowel de frontend, backend als het klantenportaal zijn volledig responsive en hebben daarnaast een mobiele versie.
Abonnement / 6250
De weergave van het abonnement in het Klantenportaal is vernieuwd en uitgebreid. Vanaf nu wordt alle informatie die relevant is voor de klant weergegeven in het Klantenportaal en kan de klant daar acties op doen.

Mogelijkheden voor de klant:
- Abonnement status inzien en ingestelde start- en einddatums
- Akkoord doorgeven
- Opzegging doorgeven
- Inzoomen op activa als dit is gekoppeld (in het onderstaande voorbeeld de cv-ketel)
- Bekijken wat er periodiek wordt gefactureerd

Waar we nog aan werken is de machtiging voor automatische incasso en het maken van een pdf met alle abonnementdetails zodat de klant het ook kan printen of opslaan.
Koppeling 2BA / 6182
Het lokale productenbestand kan gevuld worden via de 2BA koppeling. Hierbij kan je in 2BA zoeken als installateur en de gewenste producten als het ware downloaden naar je eigen productenbestand.

Vanaf dat moment wordt er een link gelegd en gaat het systeem elke nacht een aantal lokale producten bijwerken. Er is een instelling waarmee u kunt instellen hoevaak een product moet worden bijgewerkt. Standaard staat deze ingesteld op 30 dagen.

Bij elke update van een product wordt ook de verkoopprijs opnieuw berekend op basis van de geselecteerde standaardleverancier en een evetuele prijsopslag (+/-).

De standaardleverancier wordt bepaald op basis van de categorie. U kunt per categorie een standaard leverancier kiezen. Stel dat een product wel in die categorie zit, maar niet wordt geleverd door die leverancier dan moet u zelf eenmalig de standaardleverancier op dit product instellen tenzij het product maar 1 leverancier heeft. In dat laatste geval wordt die sowieso automatisch gekozen.

Het bijwerken gaat geruisloos op de achtergrond en u wordt dagelijks geinformeerd over de laatste bijwerkactiviteiten.
Speciaal voor de migratie naar de Suite MKB hebben we een match proces gemaakt. Stel u heeft een eigen artikelbestand van 1000 artikelen met artikelnummers. Sommige van deze artikelnummers komen mogelijk in 2BA voor en kunt u op die manier koppelen.

Vanaf het moment dat een artikel is gekoppeld aan 2BA komt er naast de productnaam een 2BA icoontje. Vanaf dat moment wordt onder andere de naam van het product en de verkoopprijs automatisch bijgewerkt.

Matchen gaat per 3 artikelen. Bij een match kunt u de match accepteren of weigeren.

De match zoekt op 2BA productnummer of artikelnummer van de leverancier.
Koppeling 2BA / 6292
Enkele verbeteringen die zijn doorgevoerd in de 2BA koppeling:

- Als product in 2BA maar 1 leverancier heeft dan die kiezen als standaardleverancier
- Mogelijkheid om een standaardleverancier en prijsopslag in te stellen per categorie
- Inzichtelijk gemaakt in de lijst met categorieen wat de standaardleverancier is
- Als bij de categorie de prijsopslag (+/-) wordt aangepast dan alle verkoopprijzen van producten in die categorie opnieuw berekenen
- Actie gemaakt om een product handmatig bij te werken met 2BA
- Actie gemaakt om een product handmatig te koppelen aan 2BA (matchen)
- Actie gemaakt om een product te ontkoppelen van 2BA
- Extra veld gemaakt voor de 2BA productnaam zodat ook een alias (eigen productnaam) van deze naam kan worden ingevoerd zodat het product makkelijker gevonden wordt in de App
- Lijst gemaakt met 2BA producten zonder standaard leverancier zodat deze nagelopen kunnen worden.
Resellers zijn bedrijven met wie u samenwerkt, denk aan wederverkopers, agenten, winkels etc. Deze bedrijven zorgen voor omzet en krijgen daarvoor marge.

In de webshop met de weborder is dit toegepast door de weborder te koppelen aan een reseller.

Per reseller kan een marge worden ingesteld en op het tabblad 'Reseller' bij de weborder wordt dan berekend hoeveel marge de reseller krijgt. Middels het vinkje 'Betalingen verwerkt' kan worden bijgehouden of deze marge is afgedragen.

In het Klantenportaal kan de reseller ook inloggen en daar worden alle weborders getoond die op zijn naam staan. Hier kan hij de orderbevestiging zien, de margeverdeling en ook of de marge betaling is verwerkt.
Framework / 6203
Voor het ontwikkelteam van Suite MKB is het belangrijk dat alle code goed is gedocumenteerd. Dit doen we onder andere door het toevoegen van opmerkingen in de code. In die opmerkingen staat bijvoorbeeld het doel van het stukje code, hoe je de code moet gebruiken en in welke versie wie voor het laatst iets heeft aangepast.

Deze opmerkingen in de code worden 'comments' genoemd. Voor stukken code (functies en classes) hebben we nu een vaste comment structuur vastgesteld die overal is doorgevoerd. Hierdoor wordt de leesbaarheid groter, we werken meer samen als ontwikkelteam en de kans op fouten wordt kleiner.
De leveringskosten van een weborder (bestelling uit de webshop) worden nu geregistreerd op de weborder en zijn achteraf aanpasbaar.

De leveringskosten kunnen worden voorzien van een btw code.
Met de module betalingen worden alle betalingen geregistreerd zodat u de voortgang van het proces kunt bewaken.

Bijvoorbeeld in het proces van offerte naar factuur kan op de order een aanbetalingen worden gedaan. Die betaling kan onder andere via iDEAL of bank worden gedaan. Vervolgens kan het restbedrag op de factuur worden geint.

Op een weborder en een verkoopfactuur zullen de meeste betalingen worden geregistreerd omdat deze betaald kunnen worden via de betaallink in het klantenportaal. Betalingen die per bank worden gedaan worden via de boekhoudkoppeling weer onder de juiste factuur geregistreerd.

Om betaingen te zoeken of de bron te bekijken is een lijst gemaakt met alle recente betalingen.
Online kan er nu gezocht worden in projecten op projectid, projectnummer en betreft, de sortering is ingesteld op projectnummer aflopend.
In de vorige versie was de lijst en header van de weborder al aangepakt. Nu hebben we de regels vernieuwd waardoor het makkelijker is om regels toe te voegen en te bewerken en daarnaast het overzicht blijft.

Voorheen kon je op de regel bijvoorbeeld het product, aantal en de prijs aanpassen, hiervoor hebben we nu een regel bewerk scherm gemaakt. Hierdoor is de weergave van de regels losgekoppeld van het bewerken. Dat geeft meer rust en overzicht op het weborder scherm.

Op het bewerkscherm kan je ook de regel verwijderen.

Voorheen werden de regels onzichtbaar als de weborder op een status stond die niet toestaat dat je nog kan wijzigen. Je zag dan de regels niet meer als de weborder bijvoorbeeld op 'Verwerkt' stond. Doordat de weergave en het bewerken nu losgekoppeld zijn kunnnen we de regels altijd tonen. Wel zo handig!
Verzamelfacturatie / 6160
In voorbereiding om de modules abonnement verzamelfacturatie, verkooporder verzamelfacturatie en transportorder verzamelfacturatie is het verzamelfacturatie sessie scherm ontwikkeld.

Dit is de basis voor het verzamelen van abonnementen en orders.

Stel dat u maandelijks de abonnementen wilt factureren dan maakt u een sessie aan van het type abonnement. Vervolgens geeft u een vervaldatum op en een omschrijving.

Binnen de sessie is het mogelijk een relatie of medewerker filter op te geven. Bijvoorbeeld als u alle abonnementen van een specifieke klant wilt factureren of als u alle orders van een bepaalde collega wilt factureren.

Meer over de modules verzamelfacturatie volgt later, bijvoorbeeld hoe u een voorcalculatie kunt maken of alle facturen in een sessie moet versturen.
Compleet opnieuw ontwikkeld is de module nieuwsbrieven. De gedachte achter de module is het versturen van emailberichten aan bijvoorbeeld mensen die zich via de website hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief of emailadressen lijsten die u zelf onderhoudt.

De module bestaat uit het beheer van de ontvangers en uit het schrijven en versturen van nieuwsbrieven.

De lijst met ontvanger kan worden ingedeeld in ontvangersgroepen. Die ontvangersgroep kan gekoppeld worden aan een nieuwsbrief. U verstuurd dus altijd een nieuwsbrief aan één ontvangersgroep. Wilt u aan meerdere ontvangersgroepen hetzelfde bericht sturen dan kunt u het beste de nieuwsbrief kopieeren en nog een keer versturen aan een andere groep.

In de lijsten met ontvangers kunnen e-mailadressen vaker voorkomen, echter een emailadres kan maar één keer in dezelfde ontvangersgroep voorkomen.

Via import is het mogelijk een Excel bestand met e-mailadressen te importeren.

Het versturen gaat vanaf nu niet meer per 100 maar via het MSC (Message Service Centre). Het MSC zorgt ervoor dat de berichten per stuk worden verstuurd. U hoeft dit dus niet meer handmatig per 100 te doen.

Via de code [TO] kan de nieuwsbrief gepersonaliseerd worden met de naam die is ingevoerd bij het emailadres in de lijst met ontvangers.

Via de code [UNSUBSCRIBE] kan een uitschrijflink worden toegevoegd aan de nieuwsbrief, hiermee kan een ontvanger zich uitschrijven uit de lijst met ontvangers.

Uiteraard is de hele module grondig nagekeken en in lijn gebracht met de nieuwe vormgeving. Het lijkt eenvoudig en dat was ook precies de bedoeling, het versturen van nieuwsbrieven eenvoudig houden.
In het Klantenportaal staan de offertes, orders en facturen van de klant. Onder de order worden de uren geboekt door de medewerker. Vanaf nu is het mogelijk deze uren (activiteiten noemen wij het in de Suite) weer te geven onder de order.

Hiervoor hebben we een instelling gemaakt met de keuzes:

1. Verbergen
2. Weergeven zonder omschrijving
3. Weergeven volledig

Bij weergeven kan je dus kiezen met/zonder omschrijving. Dit omdat soms in de omschrijving ook interne zaken staan of het kan ook dat omschrijvingen niet altijd volledig of foutloos geschreven zijn. Dit staat dan niet netjes naar de klant.

Bij weergeven zonder omschrijving is dan wel de datum, medewerker en de gewerkte uren zichtbaar. Hierdoor heeft de klant een goed beeld wanneer en hoelang wie geweest is.
BIC staat voor Bank Identifier Code. Deze code is nodig om betalingen tussen banken te doen.

In een IBAN bankrekening zit een Bankcode, deze 4-letterige code is gekoppeld aan een BIC code.

We hebben het zo gemaakt dat automatisch op basis van een IBAN rekeningnummer de BIC wordt opgezocht.
Het ontwerp van de Suite MKB backend past zich aan naar de schermgrootte. Dus op een Full HD scherm op kantoor worden de vakken anders gepositioneerd dan op een iPad.

Dit is direct ook het ideale aan online software, je kan gebruik maken van website technieken voor de vormgeving.
Contactpersonen / 6223
Het zoeken in de lijst met contactpersonen is verbeterd. Er zat een fout in als je gaan resultaat kreeg op je zoekopdracht, dan kon je niet meer verder zoeken. Ook de mobiele versie is overzichtelijker gemaakt.
Overal in het systeem worden lijstjes gebruikt zoals statussen, betalingscondities of een btw groep. Deze lijstjes staan allemaal onder instellen of in het veldensysteem.

Om het gebruik van de Suite makkelijk en intuitief te maken hebben we ervoor gezorgd dat er altijd snelkoppelingen naar deze lijsten worden gemaakt op de schermen waar ze worden gebruikt.

Zie als voorbeeld onderstaande screenshot van een abonnement. Een linkje met de titel 'Beheer' heeft te maken met lijstjes uit het veldensysteem. Als er staat 'Wijzig' dan betreft het vaak content zoals een relatie, contactpersoon etc.

Een slimme toevoeging waardoor de inrichting en ook het werken met de Suite sneller gaat.
Activa / 6040
De module Activa is overgezet naar de Suite MKB online omgeving. Hiermee is het mogelijk activa via de webbrowser te beheren, dit kan dan met vrijwel alle apparaten en vanaf elke locatie.

Het activa systeem is qua functionaliteit gelijk gebleven, het voordeel zit vooral in de beschikbaarheid en dat het werkt via de browser.

Nieuw is wel dat je direct gekoppelde abonnementen, servicemeldingen en verkooporders ziet en deze ook kunt toevoegen. Ook de koppeling met de module Specificaties geeft de mogelijkheid om extra velden te registreren op basis van de gekozen activacategorie.

Nieuw is ook dat je via de App nu activums kunt registeren en wijzigen.

Een belangrijke stap naar volledig online!
Abonnement / 6084
De module Abonnementen is overgezet naar de online omgeving. Hierdoor is het mogelijk abonnementen aan te maken en te wijzigen via de webbrowser.

Het hele beheer van abonnementen kan nu online worden gedaan in de nieuwe look-and-feel van Suite MKB. Het scherm is heel eenvoudig van opbouw en bevat 2 tabbladen voor facturatie en service.

Op het facturatie tabblad kan worden ingesteld hoe vaak het abonnement gefactureerd moet worden en voor welk bedrag.

Onder het service tabblad kan de service worden ingepland. Op basis van die service interval worden automatisch verkooporders aangemaakt voor de planning.

Uiteraard is het abonnementensysteem geintegreerd met het Klantenportaal. De klant kan dus zijn abonnementen inzien, akkoord geven of een abonnement opzeggen. Ook is zichtbaar welke facturen verstuurd zijn op basis van het abonnement.

Wij zijn heel blij met deze stap, weer een module online en functioneel helemaal van deze tijd.
Ter voorbereiding op alle documenten die straks via de Suite MKB online moeten worden gemaakt hebben we een PDF generator geimplementeerd op de server. Hiermee is het straks mogelijk om offertes, orders en facturen te versturen als PDF document. Ook voor selecties en rapportages zal dit gebruikt gaan worden.

In het Framework is een systeem gemaakt waarmee je de opmaak van documenten zelf kunt instellen. In latere versies meer hierover.
Koppeling boekhouding / 6217
In SnelStart kan je betaalbestanden aanmaken voor leveranciers waarmee je facturen kan betalen. Hiervoor moet in SnelStart het vinkje 'Betaalopdracht' ingeschakeld zijn met een geldig IBAN nummer.

Vanuit de Suite hebben we de koppeling uitgebreid met deze optie zodat bij het aanmaken van de leverancier dit direct ingesteld kan worden. Het IBAN nummer wordt gecontroleerd op geldige invoer.
Soms krijgt een pagina een nieuwe url of wordt een pagina verwijderd en wilt u de url van die pagina doorsturen naar een nog bestaande pagina. Vaak om de reden dat Google de geindexeerde url's kan bijwerken.

Hiervoor hebben we een redirect (doorstuur) systeem gemaakt waarin gebruikers van Suite MKB zelf van die doorstuur adressen kunnen maken.

Bij het doorsturen kan worden ingesteld of dit tijdelijk of definitief is. Bij definitief zal Google de oude link in zijn index vervangen door de nieuwe link.

Ook handig aan dit doorstuur systeem is dat u zogenaamde 'landingspagina's' kunt maken die worden doorgestuurd naar een pagina in het cms-systeem. Zo kunt u bijvoorbeeld op een visitekaartje altijd /contact zetten en via een doorstuuradres bepalen waar deze url naar toe moet gaan.

Als het om een interne verwijzing gaat dan blijft de bezoeker nog steeds /contact zien.

Ook wordt het redirect systeem gebruikt voor de implementatie van maatwerk in de Suite MKB.
In de webshop zit de rapportage tool 'statistieken'. Hiermee kan eenvoudig het aantal verkochten producten per categorie en periode worden bekeken. Naast filter op categorie kan ook op weborderstatus worden gefilterd.

Met de module 'Reseller' kan ook op reseller worden gefilterd.

In de tabel is zichtbaar het aantal producten en de totale waarde. De gegevens zijn gebaseerd op de weborders, dus als een product is verwijderd dan is het nog steeds zichtbaar in de statistieken.

De optie 'Relaties weergeven' laat ook alle namen van klanten zien die de gevonden producten in die periode hebben gekocht.
De module Voorcalculatie is nu ook webbased. Hiermee is het mogelijk via de online backend voorcalculaties aan te maken onder een product.

Met een voorcalculatie kan je de verkoopprijs van een product opbouwen op basis van de kostprijs van materialen en uren + de gewenste marge.

Zie het screenshot voor een voorbeeld, daarin is aan het product 'Fiets NewYork' een voorcalculatie gekoppeld. In de voorcalculatie zit een frame + 2 wielen en 1,5 uur werk. Daarnaast zit er 20% marge op de kostprijs van de materialen en uren.

Op het product zie je dat de verkoop- en kostprijs niet ingevuld kunnen worden, deze worden automatisch ingevuld door de voorcalculatie.

Stel nu dat de kostprijs van een wiel hoger wordt, dan worden alle voorcalculaties waar dit wiel wordt gebruikt herberekend. Hetzelfde voor een aanpassing van de kostprijs van uurcodes.

Voorcalculatie is de basis voor de module productieorders, en ook een manier om de verkoopprijs te calculeren op basis van kostprijzen en calculatie.
Onderliggende links worden op diverse plaatsen in het Suite MKB framework gebruikt, maar met name in de Website en Webshop modules.

De links kunnen 'externe' links zijn zoals een website van een leverancier of product. En ook 'intern' zoals een link naar een pagina of product.

De links zijn onderliggend omdat je ze eigenlijk overal kunt koppelen. Je kan bijvoorbeeld onder een portfolio links toevoegen naar een bepaalde pagina op je site en/of producten in je webshop.

Onderliggende links is dus eigenlijk een super handige tool om gegevens in je database aan elkaar te koppelen. Hierom hebben we dit onderdeel van het Framework vernieuwd zodat het weer lekker werkt en alle nieuwe mogelijkheden zijn toegepast.
Een database zo groot als Suite MKB moet goed opgebouwd zijn zodat er geen gegevens in de database zitten die nergens aan gekoppeld is. Bijvoorbeeld een factuurregel mag alleen in de database staan als er ook een bijbehorende factuur is.

Ook mag bijvoorbeeld de eenheid 'per stuk' alleen gebruikt worden als deze eenheid ook in het veldensysteem staat.

Deze zogenaamde 'referentiele integriteit' is gewaarborgd in Suite MKB. In het Framework kunnen de relaties tussen de gegevens worden ingesteld met behulp van het bronnen- en veldensysteem.

Het gaat tever om dit in detail uit te leggen, belangrijk om te onthouden is dat grote aandacht wordt besteed aan de samenhang van de gegevens in de database.
Product relaties / 6090
De module 'Product relaties' is webbased gemaakt. Het is een uitbreiding op de module 'Product'. Met een product relatie kan je producten aan elkaar verbinden. Dit is vooral handig in een webshop, maar wordt ook gebruikt op een verkoopofferte.

De soorten relaties zijn:
- Optie
- Alternatief
- Meepakker
- Vereisten
- Sjabloon
Prijzen & kortingen / 6177
De module Prijzen en kortingen is nu ook online gemaakt. Via de webbased backend kunnen nu inkoopprijzen, verkoopprijzen en kortingen ingesteld worden.

Hierbij kort de mogelijkheden en wat screenshots.

Korting:
- Er kunnen variabel relatie- en product kortingsgroepen worden gemaakt
- Elk product kan gekoppeld worden aan een product kortingsgroep
- Elke relatie kan gekoppeld worden aan een relatie kortingsgroep
- Voor elke combinatie tussen een relatie- en product kortingsgroep kan een kortingspercentage worden ingevuld

Prijzen:
- Onder een product kunnen inkoopprijzen per leverancier worden ingevoerd
- Onder een relatie kunnen verkoopprijzen per product worden ingevoerd,

Uiteindelijk komt alles bij elkaar als u een product verkoopt op een weborder, verkoopofferte, verkooporder, verkoopfactuur, inkooporder en inkoopfactuur.
Koppeling boekhouding / 6184
De integratie met SnelStart is nog beter geworden. Via web.snelstart.nl kunnen SnelStart klanten nu koppelen aan Suite MKB. Vervolgens worden de relaties, facturen en betaalstatussen live bijgewerkt met de nieuwste API koppeling van SnelStart.

Er valt eigenlijk niet zoveel over te zeggen, het werkt gewoon naadloos.
Specificaties / 6088
De module 'Specificaties' is omgezet naar webbased. Vanaf nu is het mogelijk variabele specificaties toe te voegen aan bijvoorbeeld een product of activum.

De specificaties van een product kunnen getoond worden in de webshop of intern gebruikt voor verdere specificatie van het product.

Omdat de specificaties gekoppeld zijn aan de product- of activa categorie is de inrichting flexibel. Als voorbeeld de product categorie 'Auto', deze kan de specificaties 'Model' en 'Bouwjaar' hebben.

Specificaties zou je ook 'vrije velden' kunnen noemen, echter dan is voor elk product het vrije veld hetzelfde, nu kan je het per categorie verfijnen. En dat is nog duidelijker voor de gebruiker welke velden relevant zijn om in te vullen.
De 'hash' voor het veilig opslaan van wachtwoorden is aangepast naar de laatste standaard van PHP 7. Er wordt dan geen gebruik meer gemaakt van de oude standaard md5.

Om de beste veiligheid te blijven waarborgen wordt nu na het succesvol inloggen automatisch deze 'hash' vernieuwd. Zo merken uw klanten er niets van dat hun gegevens nog beter worden beveiligd.

Wij gaan voor de hoogste mate van beveiliging voor een veilige Suite en optimale bescherming van uw gegevens.
Per product is het mogelijk met de module Prijzen & kortingen om inkoopprijzen te registeren van leveranciers die het betreffende product leveren.

Hierin is het mogelijk om één van die leveranciers als standaard leverancier aan te wijzen, dit kan vanaf nu vastgezet worden via de productcategorie.

Daarnaast wordt de advies verkoopprijs van de standaard leverancier overgenomen als verkoopprijs van het product. Hiervoor is het veld prijscorrectie toevoegevoegd zodat hier een correctie (plus / min) op kan worden gedaan. Deze prijscorrectie kan in percentages worden ingevuld per categorie. Alle producten in die categorie hebben dus dezelfde prijscorrectie en standaard leverancier.

Deze toevoeging is vooral handig als gewerkt wordt met de 'Koppeling 2BA' (voor installatiebedrijven). Omdat die koppeling automatisch producten en inkoopprijzen synchroniseert kan de standaardleverancier en berekening van de verkoopprijs van het product nu beinvloed worden.
Bij grote projecten is het boeken van materialen via de App lastig als het gaat om meerdere dagen/weken en waarbij veel artikelen worden gebruikt. Hiervoor is het dan handiger om meerdere groepen te maken. Dit is nu verbeterd in de App, hierbij de mogelijkheden.

1. Monteurs kunnen in de App zelf groepen aanmaken en voorzien van een omschrijving met daarin bijvoorbeeld een weeknummer, datum of soort werk
2. De omschrijving van de groep kan aangepast worden
3. De groep kan verwijderd worden als er nog geen materialen op geboekt zijn
4. De groep kan toegewezen worden aan een medewerker zodat die medewerker materialen kan boeken, als de groep niet wordt toegewezen dan kan alleen de medewerker van de verkooporder materialen boeken op de onderliggende groepen.

Stel dat je met 2 monteurs 5 dagen op een project zit. Dan kan je hier nu dus 1 verkooporder van maken en dan bijvoorbeeld per dag een groep of per medewerker per dag een groep of per soort werk een groep.
Werkbon (event) / 6092
De module Werkbon (voorheen event) is definitief omgezet naar het nieuwe Framework en in gebruik genomen. Bij deze ingebruikname kwamen nog een aantal puntjes aan het licht die we snel hebben opgelost naar tevredenheid van de klant.

Al met al een hele stap waardoor we weer een groot stuk code vernieuwd hebben zodat het weer klaar is voor de toekomst en goed samenwerkt met de andere modules van Suite MKB.

De module Werkbon (events) is vooral geschikt voor ICT-dienstverleners, die kunnen hiermee volledig online werkbonnen maken, uren schrijven en leveringen (hardware & software) registreren.
Alle Become-IT klanten die gebruik maken van de Suite MKB worden overgezet naar de nieuwe server. De reden hiervan is dat deze voldoet aan alle veiligheidseisen en tegelijk razendsnel is.

Op de nieuwe server zijn klanten verplicht om te werken met een certificaat en ook gebruik te maken van Office 365. Op deze pagina staat hierover meer informatie: https://www.become-it.nl/nl/office-365-cloud/overstap-van-pop3-naar-office-365/602/
Een deel van onze klanten werkt op servers die worden beheerd door SATserver. De rest van de klanten werkt met cPanel. Voor Suite MKB klanten is het de bedoeling iedereen te migreren naar cPanel, die omgeving is moderner en bied meer mogelijkheden.

Voor de SATserver omgeving was het hoog tijd om te upgraden van PHP 5.4 naar PHP 7.2. Deze migratie zorgt ervoor dat website sneller worden geladen en dat er wordt gewerkt met de meest actuele en veilige software op de server.

De migratie is probleemloos verlopen en daarin weer een mooie stap vooruit!

Wat we nu nog willen realiseren is dat alle klanten een https certificaat hebben zodat de site wordt aangemerkt als veilig in de browser.
Framework / 6089
In het Framework van Suite MKB Online wordt gebruik gemaakt van bronnen. Een bron is bijvoorbeeld een project, product of een verkooporder.

Op deze manier kunnen we bestanden, links en dat soort informatie via een bron koppelen. Dat zijn universele modules die in het hele systeem gebruikt worden.

In de overgang van offline naar online moest hier een conversie in plaats vinden zodat beide systemen goed samenwerken, dat is nu voltooid in deze versie.